Сегодня мы поговорим о различных подходах автоматизации казначейства как к выстраиванию процесса контроля и управления потоками денежных средств. Наша компания более 10 лет активно развивает свой программный продукт «WA: Финансист», базовым модулем которого является казначейский блок («WA: Финансист. Управление денежными средствами»), а остальные подсистемы доступны в рамках программного пакета в качестве надстроек для казначейства.

За время существования программного продукта компанией было успешно проведено множество внедрений казначейского учета, в процессе реализации которых был получен практический опыт, которым мы хотим поделиться в рамках данной статьи. Акцент здесь будет сделан на практические задачи, и в качестве иллюстрации будут приведены 4 практических кейса с примерами реализации казначейства в холдингах на базе программного продукта «WA: Финансист».

Общему подходу к автоматизации казначейства в каждом проекте противопоставляется уникальность каждой компании. Но по результатам реализованных нашей компанией внедрений, и в частности – казначейского учета, все-таки был выработан унифицированный алгоритм действий, соблюдение которого помогает достигать поставленных задач автоматизации, не выходя за рамки проекта.

На первом месте здесь стоит анализ действующих регламентов у компании. Следующий шаг после анализа регламентов – формирование структуры справочников, которые впоследствии загружаются в систему. После этого настраивается учетная политика каждой организации группы, общие параметры и так далее. То есть, проходя этот алгоритм шаг за шагом, мы получим в итоге стандартную схему казначейского учета, отвечающую требованиям некоей усредненной компании.

В таком подходе есть важный положительный момент: задокументированные правила, по которым мы можем просто и быстро приступить к эксплуатации казначейской системы , при этом мы сэкономили время и деньги, при наличии качественных НСИ для целей начала получения отчетности и проведения анализа.

В рамках внедрения, одновременно с унифицированным подходом, который кратко представлен на схеме, нужно помнить, и мы в этом много раз убеждались, что каждый группа уникальна, у каждой управляющей компании есть своя индивидуальность, а также у каждого дочернего предприятия. С этой индивидуальностью мы сталкиваемся уже на уровне анализа и построения методологии. То же самое касается структуры справочников, настройки параметров и всего прочего.

То есть налицо двойственность: с одной стороны нужен унифицированный подход с четким порядком действий, который позволяет упростить и ускорить процесс, чтобы быстрее получить результат, но одновременно с этим – нужно учитывать индивидуальность каждой конкретной компании. Профессиональный подход к организации казначейства холдинга как раз и определяется умением оптимально совмещать эти два момента, поскольку из-за этой двойственности не бывает двух одинаковых внедрений даже одного и того же программного продукта в одной и той же области – они все отличаются ровно на ту часть, которая является специфической для данной конкретные компании. При этом результат всегда должен быть один и тот же – идеально работающая система, полностью учитывающая специфику процессов заказчика.

Если говорить об организации или группе компаний как о развивающейся системе с развивающимися процессами и потребностями, каждая компания проходит определенные этапы развития и на начальном этапе, чаще всего, пользуется универсальными средствами автоматизации, например, в части казначейства – это чаще всего Excel. Изначально этого достаточно: это гибкий инструмент, позволяющий вести простой учет. Но с развитием компании, в определенный момент времени, появляются новые потребности, и становится очевидно, что Excel уже недостаточно, и теперь возникла потребность в какой-то единой информационной системе, которая будет соответствовать возросшим требованиям компании.

Опять же, чаще всего эти требования заключаются в том, что новая система должна сочетать в себе некий унифицированный подход в рамках регламента и, одновременно с этим, возможность с помощью параметров подстроиться под индивидуальные особенности компании. Это другая сторона профессионального подхода к автоматизации – возможность непосредственно самого программного продукта в каждом конкретном внедрение подстроиться под клиента путем настроек при минимальном количестве доработок.

При этом на начальном этапе развития компании нельзя однозначно нельзя сказать, какое из решений – Excel или специализированная программа, в нашем случае «WA: Финансист», лучше.

У Excel основное преимущество – его доступность, гибкость и полная свобода действий с данными, что, в принципе, отвечает потребностям «молодого» казначейства. Но когда возникают задачи параллельные работы большого количества пользователей с необходимостью контроля доступа, с требованиями по надежности хранения данных, Excel не может это обеспечить, у него другие задачи. «WA: Финансист» отвечает на все подобные вопросы и при этом «не противоречит» Excel: в «WA: Финансист» можно загружать казначейские бюджеты из Excel, выгружать любые отчеты в разные форматы, в том числе в Excel.

MS Excel

• Низкое быстродействие (1 файл=1 пользователь);
• Ошибки ввода данных, обусловленные человеческим фактором;
• Требует много времени на подготовку и математическую сверку вместо анализа;
• При изменении требований к подходу формирования отчетов – нужно переделать весь пакет данных;
• Данные бюджет и прогноза разрознены;
• При получении факта – ручная обработка данных.

WA: Финансист

• Пакет настраиваемых отчетов;
• Более 500 одновременных подключений;
• Полный контроль процесса согласований бюджетов и платежей;
• Гибкое разграничение ролей пользователей и прав их доступа;
• Контроль ввода и надежность хранения данных;
• Неограниченное количество сценариев планирования;
• Автоматическое распределение фактических данных по управленческим аналитикам.

Очевидно, что «WA: Финансист», если говорить о предметной области казначейство, на порядки превосходит функционалом Excel, но последний до определенного момента может эффективно работать в качестве инструмента казначея.

Рассмотрим базовую схему автоматизации. За годы внедрения казначейства процент внедрения именно таких схем работы достаточно велик. Это связано с тем, что автоматизация чаще всего также имеет этапы, и в основном, все начинают с каких-то простых шагов, впоследствии приходя к наращиванию возможностей системы.

Задача этой схемы – зафиксировать и загрузить фактические данные по платежам. То есть здесь речь идет о кассе и банке, а далее, с учетом распределения этих данных по управленческим аналитикам, об анализе на уровне отчетности. Система при этом позволяет все это гибко преобразовывать по вертикали и по горизонтали.

Вторая схема выглядит более разветвлено, поскольку добавилась левая часть – заявки на платеж. В дополнение получения информации по кассе и банку, у компании появилась потребность в заявках, планировании заявок, их согласовании и акцептовании. Здесь все происходит по следующей цепочке: есть инициатор (их может быть несколько, например, из разных регионов). Инициаторы создают заявки в системе. Здесь заявка – это прообраз платежа, планируемый платеж по кассе или по банку. Далее начинают свою работу механизмы согласования, которые опционально можно настраивать или вовсе не включать в схему – все зависит от нужд конкретного клиента (например, их функцию может взять на себя уже существующая в компании система документооборота).

В рамках согласования какие-то заявки утверждаются, какие-то отправляется на доработку, а часть отклоняется. Согласованные заявки попадают в платежный календарь – интерактивный инструмент, позволяющий отслеживать кассовые разрывы и управлять приоритетами платежей. По результатам работы с ним мы получаем оптимальную схему, на базе которой формируется реестр платежей, который, в свою очередь, может согласовываться по определенным маршрутам. Следующий шаг – реестр автоматически превращается в платежки, которые уходят на оплату в клиент-банк. Остальная цепочка действий дублирует 1 схему.

Поскольку кроме фактов, теперь мы задействуем еще и планируемые платежи, интерфес настроенной базы «WA: Финансист» теперь включает новые элементы: появился монитор руководителя, вкладка планирования, который ранее не было, потому что оно было не нужно. При этом в планировании у нас фигурируют заявки на расход, на поступление и переводы в рамках группы компаний. Здесь же мы видим реестр платежей и платежный календарь, закладку исполнения бюджетов. То есть функционал расширился, чтобы кроме факта анализировать еще и оперативные данные по платежам.

В третьей схеме добавляется блок бюджетов (вместо заявок) с возможностью их корректировки и отслеживания истории. Опять же, есть механизмы согласования бюджета, а в дальнейшем – возможность формирования отчетности в режиме план-факт, где мы отслеживаем принятые и согласованные бюджеты в разрезе проектов, регионов, подразделений и любых управленческих аналитик, которые нужны в целях отчетности. Такая схема часто применяется, когда в компании есть требования по соблюдению бюджетов, но платежами управлять финансовый отдел по какой-то причине не может. Например, в компании есть бухгалтерия, которая очень развита, и все эти функции принадлежат ей, а финансисты не могут этим пока, управлять но, возможно, придут к этому. Но на данном этапе нет заявок, есть только бюджет и есть факт.

Полная схема по казначейскому бизнес-процессу содержит и бюджеты, и заявки, и документы факта. В этом режиме система представляет собой единое информационное пространство, позволяющее фиксировать, отслеживать, сравнивать между собой все показатели в любых сочетаниях, например, отслеживать бюджеты, управлять ими, и одновременно строить оперативный план с календарем, оперируя платежными документами, а также документами факта.

В интерфейсе доступен полный функционал.

Ко всем перечисленным схемам можно добавить еще один блок данных, касающийся управления договорами. Условно на схеме он может находиться где-то над бюджетом и над заявками. В системе «WA: Финансист» есть возможность формировать график платежей по договорам, например, по аренде или иным предсказуемым платежам. На основании этих графиков мы можем автоматически, то есть за секунды, создавать бюджет, а также заявки, благодаря чему в итоге вся процедура значительно ускоряется. Это далеко неполный перечень, мы рассмотрели четыре базовые схемы, то есть, исходя из нашего опыта, выделенные, как чаще всего используемые.

В заключении отметим, что при выборе программного обеспечения, когда компания созрела для отказа от Excel, важно учитывать следующие моменты:

Первое – это возможность быстрой и гибкой настройки программного обеспечения по общим регламентам, то есть работы по схеме, где у нас есть предсказуемый план действий.

Второй момент – это возможность системы поддерживать гибкую, индивидуальную настройку под конкретную компанию с учетом ее особенностей на уровне установки параметров.

Следующий момент, забегая вперед – это возможность масштабирования системы. Вопрос: «А что будет дальше, когда казначейство заработает по определенной схеме, какие у нас есть возможности для развития?».

Схемы, которые мы просмотрели, развиваемые, и запустив в работу начальную схему на базе «WA: Финансист», у вас будет возможность развить ее до любого масштаба. То есть система начинает работать с минимально необходимыми настройками, далее, по мере необходимости, подключается нужный функционал, а когда казначейство полностью автоматизировано – и новые подсистемы. Интерфейс решения сохраняется, а новая подсистема – просто дополнительная вкладка в главном меню.