Составление бюджета организации необходимо для объективного планирования и учета доходов и расходов, анализа отклонений фактических показателей от заложенных в бюджет предприятия, системного управления денежными потоками, распределения ответственности между отдельными ЦФО (структурными подразделениями). По сути, весь процесс бюджетирования сводится к прогнозированию (планированию) финансового результата, который вычисляется как разница между совокупной суммой доходов и затрат. Если фактические показатели существенно отличаются от плановых, менеджеры различных уровней принимают управленческие решения, которые приводят к достижению запланированных целей.

Уровень детализации и взаимосвязь с хозяйственными операциями

В зависимости от вида деятельности предприятия в Москве или другом регионе РФ статьи могут быть различными и иметь неодинаковый уровень детализации. Все они объединяются в две основные группы: доходные и расходные. Глубокий анализ данных эффективнее проводить, если статьи максимально детализированы. Для этого формируется определенная иерархия бюджетообразующих статей (количество уровней детализации может достигать 5-10).

Каждая статья формируется в зависимости от определенных бизнес-процессов, оборотов по различным локальным бюджетам. Она может отражать совокупность хозяйственных операций, характерных для конкретного функционального направления. Статьи создаются в определенной последовательности, которая зависит от принципов бюджетирования, принятых в компании. Экономико-финансовое моделирование на предприятии формируется на основе функциональных бюджетов, которые отражают планы компании по объему производства и реализации продукции (детализировано по структурным подразделениям), поэтому могут выражаться в натуральных и стоимостных показателях. Формирование бюджета центров финансовой ответственности осуществляется на базе функциональных бюджетов, выражается в стоимостных показателях и отражает перспективные планы ЦФО по операционной, финансовой и инвестиционной деятельности.

• доходные и расходные статьи бюджета;
• движения денежных средств;
• балансовый лист.

В совокупности они формируют бюджет верхнего уровня, что принято называть управленческим или генеральным планом.

Любой бизнес-процесс в компании сопряжен с проведением определенных хозяйственных операций. Они отображаются в бухгалтерском и управленческом учете. Сведения, необходимые для составления проекта бюджета формируются путем группирования операций, имеющих определенные функциональные признаки.

Пример:

Таким образом, бизнес-процесс, связанный с покупкой и дальнейшей перепродажей товара с целью получения прибыли, был отражен в перечне хозяйственных операций в указанном выше примере. В результате их отображают расходные и доходные статьи бюджета (БДР), а также бюджет движения денежных средств (БДДС). Весь этот процесс может быть автоматизирован, если используется программа для составления бюджета «WA: Финансист», в которой реализована гибкая учетная модель. Пользователь может самостоятельно выбрать настройки, используя справочник «Центры финансовой ответственности», или при более глобальном масштабе деятельности компании – справочник «Организации». Для каждого из объектов можно настроить иерархическую структуру и выбрать ответственных лиц. Кроме того, могут быть созданы специальные заметки бюджета.

Составление бюджета предприятия начинается с формирования структуры компании по принципу определения конкретных центров финансовой ответственности. Вторым шагом является рассмотрение и назначение ответственных лиц в каждом ЦФО. Эти этапы имеют значение не только для дальнейшего формирования иерархии статей, но и для разработки проектов бюджетов, их утверждения, рассмотрения, контроля, а также для настройки маршрутов согласования документов при составлении бюджета на предприятии, создания документов оперативного планирования и осуществления деятельности в соответствии с бюджетами.

Когда осуществляется разработка бюджета, структура статей может формироваться двумя путями:

• сверху вниз;
• снизу-вверх.

В первом варианте особенности при составлении бюджета состоят в том, что оно начинается с формирования укрупненных статей. Во многих случаях за основу берутся статьи типовой бухгалтерской отчетности. Такой подход позволяет объективно объединить данные двух видов учета и соответствующих отчетов. Детализация осуществляется в зависимости от стратегических целей предприятия и влияния отдельных функциональных направлений на результаты деятельности. Второй вариант имеет обратную тенденцию: бюджет формируется в зависимости от основополагающих хозяйственных операций на низших уровнях, которые потом группируются в более крупные статьи по видам деятельности и типам управления.

В независимости от выбранного способа, все хозяйственные операции на предприятии должны быть тесно взаимоувязаны со статьями бюджета, которые являются элементами общей структуры. При формировании перечня статей необходимо учитывать следующие аспекты:

• любая хозяйственная операция должна отображаться в определенной целевой статье бюджета;
• конкретная статья может быть использована для одной или группы операций, объединенных функциональными признаками или другими характеристиками;
• степень детализации.

Последний аспект (степень детализации) определяется:

• значимостью операции, исходя от объема совокупного оборота;
• функциональными признаками (возможностью логической группировки);
• издержками компаниями, необходимыми для осуществления детализации;
• возможностью контроля на различных уровнях детализации;
• четким распределением ответственности конкретных ЦФО за определенные статьи бюджета.

Все операции обязательно отображаются или в БДР, или в БДДС. Любая сделка подразумевает под собой совокупность проводимых учетных операций, поэтому в конечном итоге данные консолидируются в бюджете балансового листа.
Формируемая структура бюджета обязательно связывает не только определенные статьи, но и ЦФО во главе с ответственными лицами.
Основой составления проекта бюджета с пошаговой детализацией статей должно стать достижение следующих целей:

• сформирована общая структура;
• определены статьи планирования с необходимым уровнем детализации;
• конкретизированы ЦФО, контролирующие обороты по определенным статьям и несущее ответственность за выполнение планов;
• сгруппированы хозяйственные операции по функциональным признакам и определено их взаимодействие со статьями бюджета.

Используя программу для составления бюджета предприятия «WA: Финансист», можно успешно реализовать различные учетные (бюджетные) модели, не только на любом предприятии в Москве, но в других регионах России. Предлагаемый справочник «Статьи оборотов по бюджетам» позволяет идентифицировать определенную статью в соответствии с видением компании, так как имеет иерархическую структуру. Данная программа для бюджета учитывает специфику деятельности различных предприятий. Кроме того, модели могут быть гибкими, благодаря установке срока действия определенных аналитик.

Смотрите также "Отчет о движении денежных средств"