Как запустить автоматизированную систему и начать ее использовать эффективно? Особенности автоматизации процессов бюджетирования

В процессе становления финансового учета на предприятии рано или поздно возникает момент, когда бюджетирование из Excel необходимо перенести в какую-либо специализированную систему.

Здесь я не буду описывать плюсы и минусы конкретных систем, а сформулирую набор общих принципов, ориентируясь на которые можно с максимальной эффективностью и с минимальными потерями организовать процессы планирования на предприятии с помощью любого специализированного ПО.

Классическая бюджетная модель (Рисунок 1.) представляет собой набор связанных между собой бюджетных форм, данные из которых могут перетекать из одной в другую.

Рисунок 1. Классическая бюджетная модель производственного предприятия.

Такой набор форм легко представить в виде связанных между собой таблиц Excel.

Автоматизированные системы планирования работают немного иначе. Задачи, решаемые этими системами, включают в себя не только формирование плановых показателей, но и регламенты согласования, и механизмы сбора фактических данных из учетных систем. Общая схема бюджетного процесса представлена на следующей схеме (Рисунок 2.).

Рисунок 2. Общая схема бюджетного процесса.

С точки зрения логики архитектуры, это три взаимосвязанных процесса:

• Формирование плановых данных;
• Согласование;
• Сбор фактических данных.

Вместо табличных документов существуют регистры, в которых сохраняются плановые и фактические данные.

Формирование плановых данных

Первая задача данного этапа – разработка набора аналитик планирования. Начнем с финансовой структуры организации и сформируем список центров финансовой ответственности (ЦФО).

Структура ЦФО в каждой организации, которая уже реализовывала планирование любым из имеющихся способов, уже существует. В нее входят подразделения, отвечающие за формирование плановых и контроль исполнения факта операционных бюджетов (Производственные подразделения, Администрация, HR, Отдел продаж и т.д.). Каждое ЦФО отвечает за формирование какого-либо бюджета, и результатом первого этапа разработки финансовой модели является описание бюджетов компании в привязке к ЦФО, отвечающим за их подготовку. Примером такой модели может быть следующая таблица:

Мы получили структуру бюджетов в привязке к подразделениям их контролирующих. Эти подразделения как раз и будут центрами финансовой ответственности, используемыми в бюджетировании.

Разработка структуры статей планирования в привязке к бюджетам компании

Для того чтобы корректно сформировать структуру статей планирования, придется сначала разобраться с их взаимосвязями.

Начинать следует со статей мастер-бюджетов (БДДС, БДР, ББЛ). Каждый показатель этих бюджетов является суммой показателей, зарегистрированных бюджетами более низкого уровня (операционными/функциональными бюджетами). Такую зависимость можно переложить в таблицу следующего вида:

После анализа всех бюджетных форм получаем структуру статей, разделенных на:

• Данные вводимые вручную;
• Данные, которые формируются суммированием оборотов по статьям более низкого уровня.

При этом и те и другие являются статьями планирования, но только данные вводимые вручную потребуются для регистрации их в системе, а остальные будут формироваться расчетным путем.

Статья оборотов и ЦФО – это основные аналитики планирования. Возможно, компания планирует свои показатели с большей детализацией, например, проектные организации учитывают свою деятельность в разрезе проектов, а территориально-распределенные – в разрезе регионов или иных территорий. Все это может стать дополнительными аналитиками планирования.

Формализация регламентов подготовки и согласования бюджетов

Второй этап подготовки – это формализация регламентов подготовки и согласования бюджетов.

Для каждой из бюджетных форм необходимо подготовить информацию о регламентах ее подготовки, утверждения и корректировки. Например, в виде следующей таблицы:

Представив информацию в таком виде, можно наглядно получить представление не только о бюджетном процессе в целом, но и выявить «узкие места» в процессе подготовки и согласования данных планирования.

Выполнив эти действия, в результате мы обеспечим автоматизацию процесса планирования и согласования всех бюджетов компании. Остается формализовать механизмы получения фактических данных, но это тема для отдельной статьи.