Как избежать дефицита бюджета и что делать, если он намечается?

Несмотря на безупречную картинку согласованного бюджета по движению денежных средств, организации в своей повседневной деятельности все равно сталкиваются с дефицитом средств на оплату текущих платежей. И дело здесь даже не в слабом планировании, просто в бюджете невозможно предусмотреть все непредвиденные расходы и случаи, когда оплата требуется «прямо сейчас».

Тем не менее, платежный хаос все-таки управляем. Во-первых, при оперативном планировании денежных потоков стоит учитывать не только оплаты, но и поступления. Во-вторых, в планировании используйте данные только по подтвержденным поступлениям денежных средств.

Начните с ранжирования всех поступлений по статьям ДДС в зависимости от вероятности их прихода к установленной дате, проанализировав своевременность приходов за произвольный период (соотнести дату договора и зачисления ДС на счет). Исходя из этого, можно сформировать три группы:

• Надежные (гарантируемые). Поступления по договорам с фиксированной датой оплаты или графиком платежей, а также платежи от постоянных покупателей и других контрагентов, поступающих точно в срок;
• Контролируемые. Приходы по договорам без конкретной даты оплаты или от покупателей, которые задерживают платежи;
• Случайные. Не связанные с основной деятельностью.

Оплаты делим по степени важности для компании:

• Обязательные, что обусловлено законодательством, неисполнение которых повлечет штрафы и пр. санкции (оплата налогов, зарплаты, проценты по кредитам и пр.).
• Срочные. Платежи по договорам с фиксированной датой оплаты
• Несрочные. Отчисления в инвестиции, социальные и благотворительные платежи, расширение бизнеса, платежи по договорам с гибким сроком оплаты.

Для упорядочивания денежных потоков важно соблюдать правило: все обязательные платежи должны быть погашены из надежного источника поступления. Срочные – из оставшихся средств надежного источника и далее из контролируемых поступлений. Случайные поступления, как наименее предсказуемый источник, могут быть направлены на погашение несрочных и необязательных платежей.

Второй шаг при оперативном планировании – добиться, чтобы не менее 70% поступлений исходили из надежных источников. Оперативной и достоверной информацией о поступлениях владеют, как правило, сотрудники, которые напрямую обращаются с покупателями.

Третий шаг – обеспечить счета или кассы неснижаемым остатком на случай, когда надежных поступлений не будет хватать на покрытие обязательных платежей.

Четвертый шаг – перераспределение денежных средств между местами хранения.

Пятый – составление и использование визуально понятный отчет, в котором наглядно продемонстрированы остатки денежных средств, ожидаемые поступления и оплаты.