Профессиональный подход к организации казначейства в холдинге. 4 варианта построения процесса

Сегодня мы поговорим о различных подходах автоматизации казначейства как к выстраиванию процесса контроля и управления потоками денежных средств. Наша компания более 10 лет активно развивает свой программный продукт «WA: Финансист», базовым модулем которого является казначейский блок («WA: Финансист. Управление денежными средствами»), а остальные подсистемы доступны в рамках программного пакета в качестве надстроек для казначейства.

За время существования программного продукта компанией было успешно проведено множество внедрений казначейского учета, в процессе реализации которых был получен практический опыт, которым мы хотим поделиться в рамках данной статьи. Акцент здесь будет сделан на практические задачи, и в качестве иллюстрации будут приведены 4 практических кейса с примерами реализации казначейства в холдингах на базе программного продукта «WA: Финансист».

Алгоритм действий для организации казначейства в холдингах

Общему подходу к автоматизации казначейства в каждом проекте противопоставляется уникальность каждой компании. Но по результатам реализованных нашей компанией внедрений, и в частности – казначейского учета, все-таки был выработан унифицированный алгоритм действий, соблюдение которого помогает достигать поставленных задач автоматизации, не выходя за рамки проекта.

Рассмотрим условную схему этого алгоритма.

На первом месте здесь стоит анализ действующих регламентов у компании. Следующий шаг после анализа регламентов – формирование структуры справочников, которые впоследствии загружаются в систему. После этого настраивается учетная политика каждой организации группы, общие параметры и так далее. То есть, проходя этот алгоритм шаг за шагом, мы получим в итоге стандартную схему казначейского учета, отвечающую требованиям некоей усредненной компании.

В таком подходе есть важный положительный момент: задокументированные правила, по которым мы можем просто и быстро приступить к эксплуатации казначейской системы , при этом мы сэкономили время и деньги, при наличии качественных НСИ для целей начала получения отчетности и проведения анализа.

В рамках внедрения, одновременно с унифицированным подходом, который кратко представлен на схеме, нужно помнить, и мы в этом много раз убеждались, что каждый группа уникальна, у каждой управляющей компании есть своя индивидуальность, а также у каждого дочернего предприятия. С этой индивидуальностью мы сталкиваемся уже на уровне анализа и построения методологии. То же самое касается структуры справочников, настройки параметров и всего прочего.

То есть налицо двойственность: с одной стороны нужен унифицированный подход с четким порядком действий, который позволяет упростить и ускорить процесс, чтобы быстрее получить результат, но одновременно с этим – нужно учитывать индивидуальность каждой конкретной компании. Профессиональный подход к организации казначейства холдинга как раз и определяется умением оптимально совмещать эти два момента, поскольку из-за этой двойственности не бывает двух одинаковых внедрений даже одного и того же программного продукта в одной и той же области – они все отличаются ровно на ту часть, которая является специфической для данной конкретные компании. При этом результат всегда должен быть один и тот же – идеально работающая система, полностью учитывающая специфику процессов заказчика.

На каком этапе появляется потребность в автоматизации

Если говорить об организации или группе компаний как о развивающейся системе с развивающимися процессами и потребностями, каждая компания проходит определенные этапы развития и на начальном этапе, чаще всего, пользуется универсальными средствами автоматизации, например, в части казначейства – это чаще всего Excel. Изначально этого достаточно: это гибкий инструмент, позволяющий вести простой учет. Но с развитием компании, в определенный момент времени, появляются новые потребности, и становится очевидно, что Excel уже недостаточно, и теперь возникла потребность в какой-то единой информационной системе, которая будет соответствовать возросшим требованиям компании.

Опять же, чаще всего эти требования заключаются в том, что новая система должна сочетать в себе некий унифицированный подход в рамках регламента и, одновременно с этим, возможность с помощью параметров подстроиться под индивидуальные особенности компании. Это другая сторона профессионального подхода к автоматизации – возможность непосредственно самого программного продукта в каждом конкретном внедрение подстроиться под клиента путем настроек при минимальном количестве доработок.

При этом на начальном этапе развития компании нельзя однозначно нельзя сказать, какое из решений – Excel или специализированная программа, в нашем случае «WA: Финансист», лучше.

У Excel основное преимущество – его доступность, гибкость и полная свобода действий с данными, что, в принципе, отвечает потребностям «молодого» казначейства. Но когда возникают задачи параллельные работы большого количества пользователей с необходимостью контроля доступа, с требованиями по надежности хранения данных, Excel не может это обеспечить, у него другие задачи. «WA: Финансист» отвечает на все подобные вопросы и при этом «не противоречит» Excel: в «WA: Финансист» можно загружать казначейские бюджеты из Excel, выгружать любые отчеты в разные форматы, в том числе в Excel.

MS Excel

• Низкое быстродействие (1 файл=1 пользователь);
• Ошибки ввода данных, обусловленные человеческим фактором;
• Требует много времени на подготовку и математическую сверку вместо анализа;
• При изменении требований к подходу формирования отчетов – нужно переделать весь пакет данных;
• Данные бюджет и прогноза разрознены;
• При получении факта – ручная обработка данных.

WA: Финансист

• Пакет настраиваемых отчетов;
• Более 500 одновременных подключений;
• Полный контроль процесса согласований бюджетов и платежей;
• Гибкое разграничение ролей пользователей и прав их доступа;
• Контроль ввода и надежность хранения данных;
• Неограниченное количество сценариев планирования;
• Автоматическое распределение фактических данных по управленческим аналитикам.

Очевидно, что «WA: Финансист», если говорить о предметной области казначейство, на порядки превосходит функционалом Excel, но последний до определенного момента может эффективно работать в качестве инструмента казначея.

Схема 1. Факт ДДС + Отчеты

Рассмотрим базовую схему автоматизации. За годы внедрения казначейства процент внедрения именно таких схем работы достаточно велик. Это связано с тем, что автоматизация чаще всего также имеет этапы, и в основном, все начинают с каких-то простых шагов, впоследствии приходя к наращиванию возможностей системы.

Задача этой схемы – зафиксировать и загрузить фактические данные по платежам. То есть здесь речь идет о кассе и банке, а далее, с учетом распределения этих данных по управленческим аналитикам, об анализе на уровне отчетности. Система при этом позволяет все это гибко преобразовывать по вертикали и по горизонтали.

Если взглянуть на главное меню «WA: Финансист», настроенного под эту схему, в пунктах мы не увидим ничего лишнего – только касса, банк, ввод начальных остатков и отчетность. Кроме этого есть стандартные справочники, которые используются при загрузке того же факта, и инструменты администрирования.

Схема 2. Заявки + Факт + Отчеты

Вторая схема выглядит более разветвлено, поскольку добавилась левая часть – заявки на платеж. В дополнение получения информации по кассе и банку, у компании появилась потребность в заявках, планировании заявок, их согласовании и акцептовании. Здесь все происходит по следующей цепочке: есть инициатор (их может быть несколько, например, из разных регионов). Инициаторы создают заявки в системе. Здесь заявка – это прообраз платежа, планируемый платеж по кассе или по банку. Далее начинают свою работу механизмы согласования, которые опционально можно настраивать или вовсе не включать в схему – все зависит от нужд конкретного клиента (например, их функцию может взять на себя уже существующая в компании система документооборота).

В рамках согласования какие-то заявки утверждаются, какие-то отправляется на доработку, а часть отклоняется. Согласованные заявки попадают в платежный календарь – интерактивный инструмент, позволяющий отслеживать кассовые разрывы и управлять приоритетами платежей. По результатам работы с ним мы получаем оптимальную схему, на базе которой формируется реестр платежей, который, в свою очередь, может согласовываться по определенным маршрутам. Следующий шаг – реестр автоматически превращается в платежки, которые уходят на оплату в клиент-банк. Остальная цепочка действий дублирует 1 схему.

Поскольку кроме фактов, теперь мы задействуем еще и планируемые платежи, интерфес настроенной базы «WA: Финансист» теперь включает новые элементы: появился монитор руководителя, вкладка планирования, который ранее не было, потому что оно было не нужно. При этом в планировании у нас фигурируют заявки на расход, на поступление и переводы в рамках группы компаний. Здесь же мы видим реестр платежей и платежный календарь, закладку исполнения бюджетов. То есть функционал расширился, чтобы кроме факта анализировать еще и оперативные данные по платежам.

Дашборд руководителя в системе «WA: Финансист».

Схема 3. Бюджеты + Факт + Отчеты

В третьей схеме добавляется блок бюджетов (вместо заявок) с возможностью их корректировки и отслеживания истории. Опять же, есть механизмы согласования бюджета, а в дальнейшем – возможность формирования отчетности в режиме план-факт, где мы отслеживаем принятые и согласованные бюджеты в разрезе проектов, регионов, подразделений и любых управленческих аналитик, которые нужны в целях отчетности. Такая схема часто применяется, когда в компании есть требования по соблюдению бюджетов, но платежами управлять финансовый отдел по какой-то причине не может. Например, в компании есть бухгалтерия, которая очень развита, и все эти функции принадлежат ей, а финансисты не могут этим пока, управлять но, возможно, придут к этому. Но на данном этапе нет заявок, есть только бюджет и есть факт.

Интерфейс «WA: Финансист» в данном случае похож на предыдущую схему, но вместо заявок и платежного календаря фигурирует бюджет и корректировки бюджета, а блок факта абсолютно такой же.

Схема 4. Бюджеты + Заявки + Факт + Отчеты

Полная схема по казначейскому бизнес-процессу содержит и бюджеты, и заявки, и документы факта. В этом режиме система представляет собой единое информационное пространство, позволяющее фиксировать, отслеживать, сравнивать между собой все показатели в любых сочетаниях, например, отслеживать бюджеты, управлять ими, и одновременно строить оперативный план с календарем, оперируя платежными документами, а также документами факта.

В интерфейсе доступен полный функционал.

Ко всем перечисленным схемам можно добавить еще один блок данных, касающийся управления договорами. Условно на схеме он может находиться где-то над бюджетом и над заявками. В системе «WA: Финансист» есть возможность формировать график платежей по договорам, например, по аренде или иным предсказуемым платежам. На основании этих графиков мы можем автоматически, то есть за секунды, создавать бюджет, а также заявки, благодаря чему в итоге вся процедура значительно ускоряется. Это далеко неполный перечень, мы рассмотрели четыре базовые схемы, то есть, исходя из нашего опыта, выделенные, как чаще всего используемые.

В заключении отметим, что при выборе программного обеспечения, когда компания созрела для отказа от Excel, важно учитывать следующие моменты:

Первое – это возможность быстрой и гибкой настройки программного обеспечения по общим регламентам, то есть работы по схеме, где у нас есть предсказуемый план действий.

Второй момент – это возможность системы поддерживать гибкую, индивидуальную настройку под конкретную компанию с учетом ее особенностей на уровне установки параметров.

Следующий момент, забегая вперед – это возможность масштабирования системы. Вопрос: «А что будет дальше, когда казначейство заработает по определенной схеме, какие у нас есть возможности для развития?».

Схемы, которые мы просмотрели, развиваемые, и запустив в работу начальную схему на базе «WA: Финансист», у вас будет возможность развить ее до любого масштаба. То есть система начинает работать с минимально необходимыми настройками, далее, по мере необходимости, подключается нужный функционал, а когда казначейство полностью автоматизировано – и новые подсистемы. Интерфейс решения сохраняется, а новая подсистема – просто дополнительная вкладка в главном меню.