Опыт построения корпоративной отчетности на основе данных регламентного учета

Мы поговорим о том, как строить управленческую отчетность, если у вас есть информационная база на платформе 1С, а также специализированное решение для этих задач. Для примера мы возьмем решение «WA: Финансист». Этот программный продукт был разработан как внешняя учетная система, поэтому с самого начала предполагалось, что он будет забирать данные из разных информационных баз, поэтому механизмы, которые в нем реализованы, позволяют разными способами получать внешние данные из разных информационных баз.

Способы получения данных корпоративной отчетности

• Можно брать данные непосредственно из внешних учетных систем;
• Можно транслировать данные в систему «WA: Финансист» на управленческий регистр;
• Третий вариант ориентирован на ситуацию, когда трансляция достаточно сложная, с преобразованием, объединением нескольких счетов или с разъединением на разные счета.

Самый простой способ получения данных из внешних учетных систем работает, когда управленческая отчетность достаточно простая и данных в бухгалтерском учете достаточно, чтобы сформировать эту управленческую отчетность. То есть, используя «WA: Финансист» и его механизм работы с источниками данных, можно напрямую подключиться к внешней учетной системе, забрать оттуда какие-то показатели и передать их в отчетную форму. Например, когда нам необходимы показатели для построения отчетности, мы получаем их из данных бухгалтерского баланса и просто формируем эти отчетные формы. То есть, мы подключаемся к бухгалтерии, забираем оттуда какую-то выборку данных и превращаем ее в отчетную форму, которая нам необходима.

Этот механизм универсальный, и работа с источниками данных может происходить как с данными из внешних систем учета, так и с данными текущей информационной базы. Именно за счет этого появляются разные способы получения управленческой отчетности.

Второй способ реализации, когда забирают данные из внешней учетной системы с помощью того же механизма источника данных. Переносим их на наши учетные регистры, план счетов на свой план счетов, дополняем его какими-то документами параллельного учета, а также ручными корректировками, и уже на основании этой информации строим управленческую отчетность. Этот классический способ используется в основном для организаций, имеющих большое количество внешних учетных систем. Поэтому им необходимо сопоставлять значительные объемы данных для обеспечения того объема и полноты управленческой отчетности, которого требует бизнес.

Заметим, что при такой схеме работы процесс формирования отчетов может быть достаточно долгим. Это связано с тем, что когда идет большая выборка данных, данные получают с определенным запозданием, потому что на том объекте, на котором все это выполняется, происходит сначала выборка данных, потом передача результата запроса на эту систему и далее формируется отчетность. При этом существует значительный объем корректировок.

Когда данные «прилетают» из внешней учетной системы, то это происходит по правилам трансляции в виде документа учета фактических данных. То есть каждая операция, которая к нам поступает из внешней учетной системы, отражается в виде какого-то определенного документа. Например, операция бухгалтерского учета, пришедшая по трансляции РСБУ, отразила какую-то операцию. Но при этом мы всегда знаем, какая операция произошла во внешней учетной системе, и при необходимости можем открыть форму во внешней информационной базе, перейти на тот источник, который сформировал эти данные, и, собственно, открыть ту форму документа, о которой идет речь непосредственно в системе.

Третий вариант, когда есть сложные внешние учетные системы, их много и они могут быть разноплановые, то есть могут формировать абсолютно разные наборы исходных данных, участвуя с разными планами счетов. Например, это могут быть разные национальные системы учета. В этом случае настраивается трансляция данных на соответствующий план счетов учета, допустим, план счетов РСБУ на какой-то национальный, допустим, КСБУ (казахский план счетов), по правилам мэппинга все это переносится на план счетов управленческого учета, дополняется документами параллельного учета, и на основании всего этого строится отчетная система. Это вполне работоспособный вариант, который может использоваться для сложных систем учета.

Если говорить о примере реального проекта, там была обратная ситуация: источником данных была одна учетная система (российская), а потребителями отчетности были несколько разных планов счетов, то есть несколько различных пользователей, одни из которых использовали стандарт МСФО, другие использовали стандарт ГААП. По этим стандартам они хотели получить отчетность абсолютно разноплановую, с разными способами отражения.

Каким образом сопоставить данные управленческого и бухгалтерского учета

Вопрос трансляции данных – это вопрос: «Что во что должно преобразовываться?». Механизмов тут достаточно много, и они работают либо по расписанию, либо принудительно за какой-то период, но чтобы решить, как ими пользоваться, надо понять:

Каким образом сопоставить корректность данных бухгалтерского и управленческого учета, то есть, что у нас отражено в бухгалтерской системе и во что это превратилось в системе управленческого учета?

Для поиска ответа на этот вопрос, мы можем пойти несколькими путями.

Первый путь самый простой: сопоставление данных на уровне стандартных бухгалтерских отчетов. Мы можем последовательно сформировать оборотно-сальдовую ведомость из бухучета, а во внешней учетной системе получить оборотно-сальдовую ведомость по разделителю учета трансляции, потому что каждая операция, которая у нас отражается в учете, отражается по тому или иному виду учета. То есть мы исходим из того, что данные учета трансляции – это все данные, которые мы получаем из внешних учетных систем. Все остальные данные, которые отражаются в системе (в виде корректировок или каких-то служебных документов), проходят по другим разделителям учета, и простое сопоставление через оборотно-сальдовую ведомость позволяет нам оценить, насколько корректно у нас отразились данные из системы бухгалтерского учета в системе управленческого.

Такой способ, с одной стороны, самый простой, а с другой – самый трудоемкий, потому что дает большую возможность ошибки пользовательского вмешательства. Может так случиться, что сотрудник просмотрел или пропустил цифры, после не проверил, и ошибочные данные были переданы для ведения управленческого учета.

Чтобы избежать этого, можно пойти другим путем и использовать встроенный механизм трансляции. Он поддерживает контроль изменения объектов, в том числе задним числом за определенный период (для этого существуют соответствующие механизмы). По сути, это сверки трансляций.

Как она работает? В самой программе «WA: Финансист» есть записи обработки сверки трансляции данных. Мы показываем, к какой информационной базе мы хотим подключиться, что с чем мы хотим сравнить, за какой период хотим задать отборы. После этого система предоставляет нам набор показателей:

• Учет фактических данных – это данные, полученные механизмами трансляции, то есть отраженные непосредственно в самой программе;
• Транслируемые документ – это ссылка на тот документ, который был основой для формирования движения в учетной системе;
• Корреспонденция в разрезе аналитик;
• Сумма – сумма, отраженная в учетной системе;
• Сумма внешняя – сумма, отраженная во внешней учетной системе
• Сумма расхождений*.

*Система показывает, что существует расхождение между этими данными. Это может быть связано, скорее всего, с тем, что у нас включен контроль аналитик, и аналитики во внешней учетной системе и «WA: Финансист» не совпадают, поэтому система выдает соответствующее предупреждение.

Кнопка «Перетранслировать расхождения» позволяет перетранслировать все выявленные расхождения вплоть до того, чтобы привести данные управленческого учета в полное соответствие данным регламентированного учета, которые, собственно говоря, и явились основанием для формирования этих показателей.

Используя механизмы «WA: Финансист» мы можем быть полностью уверенными в том, что эти данные корректны и полностью отражают весь набор хозяйственных операций, которые были отражены в системе регламентированного учета.

Еще один путь – это использование чек-листов. Мы можем посредством встроенного в систему механизма конструктора отчетов сформировать набор показателей, которые позволят быстро проверить данные, которые отражены в этой учетной системе и во внешней учетной системе.

Построение системы для отражения операций различными способами для различных потребителей на примере проекта

Когда складывается понимание, каким образом мы будем проверять и сопоставлять данные, приходит время для построения системы отображения операций различными способами. Этот этап как раз и стал ключевым на проекте по формированию управленческой отчетности для разных потребителей и разных собственников бизнеса.

Для получения информации из нескольких разных информационных систем были выстроены несколько разных планов счетов:

• План счетов РСБУ, на который мы получали данные из внешних учетных систем;
• План счетов МСФО, на который мы перетранслировали те же самые данные, но уже по правилам мэппинга на план счетов МСФО для одного потребителя в компании (потребителя управленческой отчетности);
• План счетов ГААП, в который мы встроили тот же самый набор данных, те же самые отчеты, но уже в виде другого набора показателей.

Таким образом, мы смогли получить на основании одной информационной системы разные наборы данных для разных их потребителей, то есть различными способами строилась управленческая отчетность.