Простой аудит денежных средств

Какая часть собственности предприятия наиболее уязвима, и одновременно – что является наиболее динамичной составляющей собственности предприятия в его непрерывной экономической деятельности? Конечно, это деньги.

Денежные средства на предприятии – его главный двигающий актив. Можно сказать, что денежные средства практически единственный актив, который непременно участвует во всей деятельности, с ним имеет дело каждое подразделение, сегмент и направление каждого участка работы. Поэтому процесс управления или пользования деньгами наиболее подвержен намеренным или случайным нарушениям, а значит, денежные средства нуждаются в контроле и в систематической аналитике. На языке специалистов этот процесс называется «Аудит денежных средств».

Зачем нужен учет и аудит денежных средств

Понятие аудита денежных средств гораздо шире, чем просто проверка факта наличия ДС предприятия. Правильнее было бы сказать, что эффективный учет и аудит денежных средств – это систематический и контроль совокупных финансовых процессов фирмы, демонстрирующий менеджменту компании фактический размер ресурсов в форме денег, их назначение, размер дополнительных запасов (допустим в валюте или долговых бумагах), а также правильность отображения финансово-денежных операций в отчетных документах. Только квалифицированный учет и аудит денежных средств может дать управленческой команде полноценную картину финансового состояния предприятия и его нормативной отчетности в максимально объективном и независимом варианте.

Аудит операций с денежными средствами: проблематика и задачи

Основная проблема заключается в том, что ДС на предприятии находятся в непрерывном движении. Рано или поздно на успешном предприятии объем операций с денежными средствами достигает таких размеров, что аудит операций с денежными средствами становится вынужденной мерой, без которой управлять предприятием в разрезе финансово-экономической деятельности становится практически невозможно.

Актуальность использования этого инструмента в управлении предприятием нарастает соразмерно тому, как увеличивается объем денежных средств предприятия, которые используются в ежедневной экономической деятельности. То есть абсолютно понятно, что фирме, у которой десять проводок в месяц, аудит денежных средств не нужен.

Но для экономически активных компаний в какой-то момент становится очевидным факт, что без квалифицированного аудита денежных средств невозможно составить финансовую документацию или мнение об актуальном состоянии бухгалтерской отчетности этого самого предприятия.

Добавим к этому, что объем денежного движения в рамках успешного предприятия постоянно увеличивается, и его практически невозможно контролировать постфактум. Поэтому сегодня сложно представить успешные предприятия с большим количеством денежных средств, которые бы не использовали инструменты аудита денежных средств в управлении финансами систематически. Разовыми проверками едва ли можно решить хоть какие-то сложности, поэтому, как было отмечено в начале данной статьи, только систематические мероприятия денежного аудита, включающие проверки правильности учета денежных средств и их эквивалентов, могут помочь управленческой команде предприятия решить важнейшую задачу в области финансового менеджмента компании.

Программа аудита денежных средств

Комплексная проверка ДС состоит из нескольких больших блоков, которые именуются по-разному, но внутри имеют идентичный состав операций:

• Аналитика на участке кассовых операций;
• Проверка валютных взаиморасчетов фирмы;
• Комплексная проверка операций по рублевым счетам;
• Аналитика работы по валютным безналичным операциям;
• Проверка состава денежных документов и корректности ведения;
• Оценка и аттестация системы внутреннего контроля.

На каждом из указанных этапов проверяется специфическая информация о деятельности компании в разрезе финансов, но все без исключения блоки обладают схожими свойствами.

Рисунок 1. Аудит денежных средств состоит из нескольких больших блоков

Все внутренние операции фирмы, которые каким-то образом связаны с движением и учетом денежных средств, попадают в поле зрения финансового аудита по определению. Такие операции разумно проверять сплошным методом.

Этот метод заключается в неразрывности проверки всех отчетных документов и регистров бухгалтерского учета вне зависимости от условного разделения на блоки аудита. То есть, проверяя один участок учета, хороший специалист проверит связанные документы другого и наоборот.

В рамках подобной проверки данные по движениям и остаткам денежных средств сравниваются с балансовыми данными и данными участков экономической деятельности. Сплошным методом проверяется либо выборка документов за какой-то определенный период, либо все документы сразу. Когда аудиторская команда в рамках аудита денежных средств имеет возможность проверить все денежные документы без исключения, эффективность этого процесса повышается в разы. Это позволит не только решить основную задачу, но и проверить соблюдение стандартов ведения бухгалтерской финансовой документации путем сопоставления между собой более широкого круга информационных данных. Это верно и по определению, потому что аудитор одновременно проверяет как фактическое состояние и стандарты исполнения, так и информацию, отраженную в учете денежных операций. Кроме того, такой метод позволит сразу исключить вероятные ошибки.

Процесс осложняется тем, что число операций с денежными средствами внутри фирмы может быть настолько значительным, что сама проверка потребует длительного времени на исполнение, хотя по механике она достаточно проста. Поэтому во многих компаниях при проведении аудита денежных средств, сплошную проверку осуществляет не один контролер, а несколько, что снижает риск непреднамеренной ошибки. Во-первых, при наличии дополнительного контроля документация перепроверяется друг за другом, а во-вторых, при последовательном двойном или тройном контроле гораздо легче обнаружить несоответствия, допущенные ошибки и злоупотребления работников фирмы и третьих лиц.

Злоупотребления денежными средствами – одна из самых актуальных проблем любого бизнеса. В этом плане компании гораздо менее защищены от последствий действий своего персонала, чем наоборот. Поэтому именно такой управленческий рычаг, как аудит денежных средств на предприятии, и в большей степени – сам систематический контроль денег в компании, позволит в реальной жизни нивелировать эту актуальную для современного мира проблему. Вспоминается поговорка про то, что «не воруют только собственники», но даже это, бывало, опровергал аудит денежных средств. Хотя казалось бы…

Аудит кассовых операций

Аналитика кассовых операций является первой частью проверки, с которой, как правило, начинает свою работу команда финансового контроля. Это обусловлено тем, что на участке работы с наличными самый высокий риск банальных краж и непреднамеренных ошибок персонала фирмы. Поэтому при подготовке проверочных мероприятий по данному блоку со стороны аудитора разрабатывается последовательная схема проверки, которая охватывает его ключевые участки:

• Аналитика состояния кассовой дисциплины;
• Анализ процессов списания ден. средств;
• Проверка денежных документов кассы;
• Анализ стандартов работы с денежными средствами;
• Проверка кассового учета.

Рисунок 2.

Аудит операций с наличной валютой

Проверка валютных расчетов фирмы является одним из наиболее трудоемких и серьезных вопросов в процессе финансового аудита:

• Оценка процесса работы с валютой;
• Анализ кассовых ордеров;
• Анализ использованных курсов валют.

Рисунок 3.

Аудит операций по расчетным счетам

Контроль деятельности по рублевым банковским счетам – участок аудиторской проверки, требующий от аудитора последовательности и двусторонней связи с банком, в котором компания имеет открытые счета.

Большинство компаний-резидентов имеют превалирующий объем рублевых безналичных операций, и соответственно на долю этого участка приходится наибольшее число потенциальных нарушений. Речь не идет сразу о правонарушениях, скорее, это непреднамеренные ошибки в расчетах, которые возникают из-за человеческого фактора.

• Чек на соответствие сумм из выписок по и сумм из бизнес-документации;
• Проверка зачисления денежных средств на счета;
• Обоснованность платежей и переводов, а также чек визирования совершенных платежей;
• Аудит бухгалтерского отражения операций по счетам;
• Оценка корректности отражения операций по конвертации рублей;
• Проверка нумерации и достоверности банковских выписок;
• Проверка оригинальности документов из банка.

Рисунок 4.

Аудит операций по валютным счетам

Проверка операций с денежными средствами на валютных счетах, схожая с аудитом по расчетным счетам, проводится по плану, включающему следующие участки:

• Законность применения валютных операций;
• Соответствие сумм выписок и подтверждающих денежных документов;
• Корректность расчетов по ВЭД;
• Своевременность продажи валютной выручки;
• Корректность отражения валютных операций в учете;
• Корректность определения и отражения курсов.

Рисунок 5.

Аудит денежных средств и денежных документов

Проверка состава денежных документов – это совокупность оценки и аттестации утвержденного порядка ведения документации, а также его соответствия установленным стандартам и нормативным требованиям. Проверка денежных документов включает в себя следующие участки:

• Установка корректности учета денежных документов;
• Проверка правильности ведения денежных документов.

Рисунок 6.

Аудит системы внутреннего контроля

Система внутреннего контроля на предприятии сама создает предпосылки для систематического использования такого инструмента, как учет и аудит денежных средств организации. Однако на участках исполнения операций также необходимо создать систему непрерывного внутреннего контроля и проводить регулярный аудит денежных средств и денежных документов, поскольку должностные лица-исполнители имеют практически неограниченный доступ к средствам компании, и нередко собственность фирмы в эквиваленте наличных и безналичных денег становится объектом хищения именно бухгалтеров, кассиров и финансистов.

Поэтому, начиная работы по всем блокам плана аудита операций с денежными средствами, проверяющему аудитору целесообразно понять, каким образом устроен внутренний контроль на финансово-бухгалтерском участке. Основная цель проверки – оценить следующие вопросы внутреннего финансового контроля:

• Жесткость требований по дисциплине;
• Внутренний контроль операций с наличностью;
• Санкционирование платежей и переводов;
• Личная ответственность персонала;
• Контроль операций по счетам и сверок;
• Условия для обеспечения сохранности денег;
• Регулярность перекрестных проверок;
• Вовлеченность главного бухгалтера;
• Наличие разработки нормативной документации и стандартов;
• Прохождение персоналом необходимого обучения.

Рисунок 7.

Состав документации для аудита денежных средств

В ходе аудита денежных средств специалист по контролю обращается к документам финансово-хозяйственной деятельности предприятия и анализирует их. Вне зависимости от блока, подверженного аудиторской проверки, аудитор может и должен при необходимости запрашивать и сравнивать все документы, которые целесообразно использовать в рамках своей работы. Последовательный список материалов для работы может выглядеть следующим образом:

• Кассовая книга;
• Отчеты кассира;
• Первичная документация;
• Чековые книжки;
• Выписки по счетам с приложением денежных документов;
• Документы, подтверждающие деятельность фирмы;
• Журналы регистрации;
• Учетные регистры по счетам;
• Баланс;
• Отчет о движении денежных средств;
• Управленческая отчетность.

Рисунок 8.

Краткий план аудита денежных средств

Чтобы получить ожидаемый эффект от контрольных мероприятий, необходимо детально и четко рассмотреть финансовую сторону деятельности компании под разными углами, составив план аудита денежных средств:

• Проверить наличие, сохранность, условия хранения ДС предприятия в целом, а также детально рассмотреть порядок хранения наличных, ценностей, ценных бумаг и иных денежных документов денежного характера на предприятии.
• Проверка порядка и стандартов оформления денежных документов по приходным и расходным операциям с денежными средствами в наличной и безналичной форме.
• Методы хранения и ведения чековых книжек, кассовой книги и книг учета других операций.
• Оценить правильность операций по выдаче денежных средств из кассы предприятия и их внесения в кассу, предложить рациональное усовершенствование этого важного процесса.
• Провести независимую оценку лимитов, их соблюдения и рациональности выбранных размеров: избыточность или недостаточность денежных средств предприятия может сказываться на деятельности фирмы в негативном ключе.
• Проанализировать движения по открытым банковским счетам предприятия.
• Оценить весь комплекс взаимосвязанных или обособленных финансовых операций с наличными компании, включая выдачу из кассы на хозяйственные расходы, командировочные и т.д. Предложить в рамках аудита способы оптимизации этих процессов.
• Провести аналитику в области операций кассового учета, ведения кассовой книги и учета по другим ценностям. Проверить соответствие фактических значений и отраженных в учетных документах данных прошлого.

Выводы: задачи аудита денежных средств для повышения эффективности бизнеса

В рамках аудита операций с денежными средствами аудитор не только рассматривает денежные документы определенной фирмы и работу ее бухгалтерского и финансового подразделений. Он одновременно контролирует соблюдение предприятиями нормативных положений ЦБ по обращению с денежными знаками.

Главной целью подобной деятельности становится не только проверка соблюдения законности, полноты и достоверности при отражении данных учета предприятия, но, прежде всего, дать менеджменту предприятия четкое понимание финансового состояния компании. Из этого следует, что рассматривать и использовать учет и аудит денежных средств организации необходимо в виде управленческого инструмента.

Постановка систематической системы аудита денежных средств и системы внутреннего контроля на предприятии – очень трудновыполнимая задача. Этот процесс нельзя структурировать и оставить работать навсегда. Напротив, его необходимо постоянно совершенствовать и развивать, несмотря на то, что он является наиболее трудоемким видом аудиторской проверки.

Организация и совершенствование системы финансового аудита на предприятии потребует не только внутренних усилий менеджеров компании, но и инвестиций. Но совершенно точно, эффект от внедрения системы учета и проведения систематических аудитов денежных средств и финансового состояния компании положительно скажется на итоговых результатах финансово-экономической деятельности предприятия.