Программы для управленческого учета

Управленческий учет как инструмент для бизнеса стал повсеместно внедряться в последние десять-пятнадцать лет, потому что информационный обмен ускорился, а состав информационного поля, необходимый для принятия качественных менеджерских решений, существенно расширился.

Управленческий учет вышел за рамки других видов учета и превратился в самостоятельный системный подход к организации бизнеса. Такой подход, в первую очередь, ориентирован на прогресс и ставит перед собой задачу постоянного повышения продуктивности компании. В этом смысле управленческий учет постепенно сформировался как база для принятия ключевых бизнес решений, основанных на методологии, контроле, аналитике и прогнозировании. А в качестве ведущего операционного инструмента управленческий учет стал главным способом системы индикативного контроля состояния бизнеса, что позволило предпринимателям непрерывно контролировать и управлять необходимыми изменениями, направленными на продуктивность.

Поскольку управленческий учет охватывает все информационное поле бизнеса и играет ведущую роль в вопросах своевременного принятия решений, сложно представить эффективную систему управленческого учета, которая была бы реализована без помощи программных продуктов. Это давно не прихоть и не желание наиболее прогрессивной части финансовых менеджеров, а наоборот – необходимость, которая обусловлена большой ответственностью, которая на самом деле возложена на управленческий учет.

Сегодня мы рассмотрим, какие виды программ для ведения управленческого учета существуют, как внедряются и реализуются системы по автоматизации управленческого учета, и какие преимущества приобретает бизнес благодаря использованию прикладных программ для организации управленческого учета.

Автоматизация управленческого учета в информационной системе организации

Необходимость автоматизации управленческого учета возникает тогда, когда масштаб бизнеса требует от управляющей команды четкого и выверенного принятия большого количества решений, основанных на комбинациях различной корпоративной информации.

Специфические свойства и параметры деятельности компании гораздо существеннее влияют на формат автоматизации управленческого учета, нежели все остальное.

Если мы возьмем для сравнения сетевую розницу и, допустим, строительство, то станет очевидно, что перечень задач для автоматизации сходится только в первых строчках, а далее существенно различается из-за специфики бизнеса.

При этом любая автоматизация управленческого учета благоприятно сказывается на организационной системе, процессах, результативности и помогает решить следующие бизнес-задачи:

• Формируется качественная взаимосвязанная бюджетная система в компании. Таким образом, бюджеты высших и низших уровней, а также параллельные и вспомогательные бюджеты увязываются между собой на основании взаимозависимых показателей. Это позволяет, за счет автоматической трансляции изменений из одних взаимосвязанных документов в другие, снизить долю ручного труда при ведении таких бюджетов, а также существенно упростить контроль показателей владельцами бюджетов. Продуктивность такой системы, как правило, существенно выше, чем традиционный подход разрозненных бюджетов, которые сложно согласовать между собой.
• Формируется система финансовых потоков в компании, за которой руководитель не просто статично наблюдет, но использует рычаги и возможности для оперативного менеджмента доступных и привлеченных ресурсов. Такая автоматизированная система позволяет «выжимать» максимальный профит из финансовых и ресурсных потоков, постоянно управляя ими, используя весь потенциал здесь и сейчас.
• Формируется система взаимосвязанных индикаторов и комбинированных метрик бизнеса, которые отражают специфику компании и динамически демонстрируют состояние того или иного участка работы компании. Проще говоря, автоматизированная система сама указывает менеджеру, на что обратить внимание (если этот процесс отклоняется от заданного нормативного значения) или куда можно направить дополнительные ресурсы (если у процесса есть нераскрытый потенциал).
• Формируется система ответственности персонала за вверенные им участки, из-за чего вектор работы персонала концентрируется на эффективности, а не исполнении.
• Формируется система непрерывного снижения издержек, основной которой становится продуктивность процессов и эффективность персонала.

Автоматизированная система помогает персоналу более рационально использовать ресурсы и искать способы для оптимизации своей работы.

Рисунок 1. Положительные следствия внедрения автоматизированного управленческого учета.

Типы программы для управленческого учета на предприятии

Выяснив, какие преимущества дает автоматизация управленческого учета компаниям, перейдем к детальному рассмотрению типов, а вернее, подходов, которые используют современные предприниматели в области управленческого учета с помощью программных продуктов.

Прикладные инструменты стандартного набора базовых программ, например, Microsoft Excel

Наиболее распространенный метод ведения учета в малом бизнесе. Выбор данного метода обусловлен, с одной стороны, возможностью применять достаточно большой набор встроенных инструментов и до определенной степени действительно автоматизировать учет за счет взаимосвязанности таблиц и огромного количества сложных рукописных формул, а с другой – подкрепляется несколько условной «бесплатностью» данного метода. При этом рост организации непременно ставит крест на таком методе ведения автоматизированного управленческого учета:

• Во-первых, его нельзя на 100% назвать автоматизированным методом, скорее полуавтоматическим, с некоторыми автоматизированными участками.
• Во-вторых, этот метод предполагает большую вероятность непроизвольно ошибки, стоимость которой может измеряться десятками и сотнями тысяч упущенной выгоды для компании из-за сложности в реальной настройке взаимосвязи множества таблиц и отсутствия механизма защиты от недостоверных данных.
• В-третьих, учет построенный таким образом с натяжкой можно назвать отказоустойчивым и безопасным с точки зрения хранения данных.

ERP-системы в качестве специализированного программного комплекса по управлению ресурсами компании и их рациональному использованию

Как правило, такие программные продукты, которые во всем мире называются ERP, являются результатом совместного труда специалистов по IT и специалистов в области финансового учета, которые создают этот продукт для продажи на открытом рынке. Сегодня различных систем управления ресурсами фирмы представлено огромное множество, и даже российские разработчики уже давно выпустили не один десяток программ подобного характера, поэтому в плане ценообразования у клиентов сегодня есть возможность выбирать между очень дешевыми, средними и очень дорогими программами. Каждый подобный продукт по-своему уникален, и даже решая аналогичную задачу, делает это немного по-своему.

Основа подобного программного комплекса для управленческого учета, как мы и отметили, это комбинация всех данных о ресурсах компании в одном месте с наличием возможностей для управления, анализа, интерпретации и прогнозирования. Говоря о ресурсах, мы говорим обо всех ценностях, которыми оперирует фирма в своей работе: трудовые ресурсы и потенциал эффективности персонала, материальные ценности, интеллектуальная собственность, возможности привлечения ресурсов, коммерческие возможности, финансы и другие специфические активы, которыми может обладать бизнес.

Обычно ERP система разбита на модули и может быть открытой по типу исходного кода (то есть такой, которую можно дорабатывать) и закрытой (не предполагающей никаких изменений). Конечно, открытые системы более гибкие по отношению к настройкам программы под нужды конкретной организации, но это совершенно не значит, что система ERP с закрытым кодом не может полностью удовлетворить потребности организации в автоматизации учета. Вопрос только лишь в том, что выбор и внедрение программы закрытого типа более долговременное и трудоемкое действие.

Состав модулей, включенных в решение, также может отличаться не только в зависимости от типа программы, но и от банальной маркетинговой политики фирмы разработчика. Одни предлагают фиксированный пакет, другие – возможность команде заказчика выбрать набор и комбинацию модулей, а третьи не продают важный модуль без приложения к нему какого-нибудь не самого актуального. Например, важный модуль управления финансами, нельзя купить без модуля управления складскими запасами, что может быть не особо актуально фирме, у которой нет товарных операций, а есть только сфера оказания услуг.

Хорошая ERP система отличается сбалансированной комбинацией модулей, которые в нее изначально входят. Тут важно не только насколько простым будет внедрение программного комплекса, а как потом персонал компании в рамках такой системы начнет взаимодействовать друг с другом. Также это обусловлено тем, что без взаимодействия одних модулей с другими и взаимозависимости работы персонала компании невозможно добиться прогрессивной системы. То есть хорошая ERP система должна формировать в компании единое поле обмена, интерпретации, контроля и обработки бизнес-информации на всех уровнях управления.

Исходя из вышесказанного, становится очевидно, что автоматизированной программе для управленческого учета не обойтись без следующего списка инструментов:

• Модуль, позволяющий управлять финансами, в который входят инструменты из бухгалтерского арсенала, налогового планирования и оптимизации, рычаги управления движением денежных средств. Этот модуль позволяет персоналу финансового блока снизить нагрузку и количество ручного труда, проектировать свою деятельность на основании контрольных нормативов и целей, эффективно управлять своими денежными ресурсами и обеспечивать компанию финансами в стратегическом плане.
• Операционный модуль, включающий в себя все вопросы коммерции и бизнеса предприятия, а также составные части, которые отображают процессы обеспечения предприятия всем необходимым. В этом модуле, как правило, настроены четкие цепочки и процессы взаимосвязей между такими службами бизнеса, как продажи и логистика, маркетинг, производственные участки, сервисная служба, служба качества и другими. Совместная работа в рамках одной автоматизированной программы для управленческого учета помогает разным службам наиболее продуктивно выполнять свою основную работу и решать задачи, в которых требуется кооперация усилий.
• Модуль для кадровой службы позволяет автоматизировать или, по крайней мере, увеличить продуктивность бюрократических процессов в вопросах оформления персонала на работу, отпусков, больничных, пособий и прочей бумажной волокиты, на которую тратят свое время сотрудники HR-подразделения. Такой модуль в связке с финансовой службой существенно повышает эффективность в области ежемесячных, циклично повторяющихся расчетов фонда оплаты труда, больничных, отпусков, довольствий, поощрений и компенсаций, которые зависят от незначительного изменения таких параметров, как количество дней в конкретном месяце, графика работы и других обстоятельств.
• Модуль Аналитики, если не главный, то ведущий модуль в работе компании, которая стремится к повышению собственной эффективности и планирует расти и развиваться. Такой модуль включает в себя большое количество статистических, математических и прогностических инструментов, которые позволяют задавать контрольные значения, проверять их соответствие, динамические изменения или строить какие-то стратегические предположения и гипотезы на основании факторных данных.

Рисунок 2. Базовый набор модулей программы для управленческого учета, которые необходимы любой организации.

Сегодня на рынке представлено множество различных программ, которые призваны решить проблему автоматизации управленческого учета на предприятиях от микро до макро размеров. Можно найти решение, которое будет стоить 2000$, и вполне удовлетвориться его возможностями без потери качества, а другой компании понадобится внедрение сложного, серьезно защищенного программного продукта, стоимость которого превысит сотни тысяч долларов.

В конечном счете, любая программа будет иметь как положительные, так и отрицательные составляющие, поскольку разработчики никогда не смогут учесть всего многообразия факторов и скорости изменения рыночной конъюнктуры в сегодняшнем мире. Для того чтобы выбрать наиболее подходящий продукт для вашей организации необходимо рассматривать предлагаемые решения в контексте предметного применения встроенных возможностей и потребностей управленческого учета вашей организации. Только при соблюдении этого условия велика вероятность выбора оптимального программное решение и получения от его использования максимальной пользы.