Оперативный управленческий учет в «WA: Финансист» (платформа 1С 8)

В условиях экономического кризиса многие компании столкнулись с рядом проблем, в частности со снижением объемов продаж, сокращением отсрочек платежей, снижением платежеспособности, ростом дебиторской задолженности и т. д. Для эффективного управления бизнесом и анализом результатов многие компании приходят к внедрению комплексной системы оперативного управленческого учета.

Управленческий учет: цель и задачи

Цель управленческого учета — обеспечение руководителей и менеджеров компании фактической и прогнозной информацией для принятия управленческих решений. Методика управленческого учета является уникальной для каждой компании и, в отличие от регламентированного учета, не регулируется обязательными для всех компаний нормами и правилами.

Задачи управленческого учета зависят от организационной структуры компании, видов деятельности, целевой ориентированности и других факторов.

Задачи управленческого учета:

• анализ и контроль резервов (материальных, трудовых и финансовых ресурсов);
• оценка и динамика показателей деятельности компании;
• планирование, учет и анализ финансовых результатов по направлениям деятельности;
• анализ расходов в разрезе подразделений, направлений деятельности, регионов, проектов;
• управление рисками;
• ликвидация кассовых разрывов;
• управление запасами;
• планирование, контроль и анализ финансовых результатов стратегического развития компании и ее структурных подразделений;
• персонализация ответственности за финансовые и производственные показатели;
• прогнозирование финансовых результатов при изменении параметров и условий деятельности компании;
• стратегическое прогнозирование деятельности компании.

Направления управленческого учета

Основные направления управленческого учета – это стратегический и оперативный управленческий учет.

Стратегический учет направлен на разработку стратегии развития компании по всем направлениям деятельности в долгосрочной перспективе.

Оперативный управленческий учет направлен на адаптацию и контроллинг текущих бизнес-процессов в соответствии со стратегией развития компании. Оперативный учет позволяет получать структурированную оперативную информацию о текущем положении дел в целом по компании.

Управленческий учет также можно классифицировать в зависимости от направления деятельности и специфических особенностей бизнеса компаний. Например, в производственной компании, кроме стратегического и оперативного управленческого учета, выделяют производственный учет, инвестиционный учет, маржинальный учет, бюджетный учет (рис.1).

Рисунок 1. Классификация видов управленческого учета на примере производственной компании.

Оперативный управленческий учет

Оперативный управленческий учет направлен на мониторинг и контроль отдельных бизнес-процессов в целях текущего управления компанией непосредственно в ходе их осуществления. Оперативный учет позволяет вовремя и адекватно реагировать на изменения внешней рыночной среды, в которой функционирует компания. Оперативный учет обеспечивает выявление узких мест в деятельности компании, в ее производственных возможностях, возможностях реализации, формирует информацию для управления линейкой продукции, товаров или услуг, управления затратами и результатами хозяйственной деятельности, помогает в определении цен предложения и участия на рынке, обеспечивает другую информацию для принятия оперативных управленческих решений.

Одной из современных методик, которую можно использовать в качестве основы для организации системы оперативного управленческого учета, является использование структуры центров финансовой ответственности (ЦФО). В некоторых случаях структура ЦФО совпадает со сложившейся организационной структурой на предприятии, однако зачастую финансовая структура, т.е. структура ЦФО, отличается от организационной. Наиболее целесообразно руководствоваться функциональными признаками и ресурсами, которыми наделено структурное подразделение. Руководитель центра финансовой ответственности несет персональную ответственность за достижение определенных показателей в своем подразделении.

Для эффективного управления, оперативный учет должен осуществляться в режиме реального времени. При этом типичная ошибка, которую совершает руководство компании, заключается в том, что оперативный учет воспринимается, как определенная функция специальных подразделений в виде планово-экономических групп или финансовых служб. Однако основными поставщиками первичной информации в этой системе являются непосредственно центры финансовой ответственности (ЦФО) – исполнители любого бизнес-процесса.

Для внедрения в компании оперативного управленческого учета необходимо разработать систему показателей отчетности ЦФО, верно сформулировать бюджетные задания, проконтролировать их исполнение и провести анализ фактического исполнения бюджета.

Автоматизация оперативного управленческого учета «WA: Финансист. Управленческий учет»

Для выполнения данных задач необходимо внедрение автоматизированной системы, которая дает возможность максимально унифицировать, интегрировать и интерпретировать первичные данные различных центров финансовой ответственности с учетом высокой степени детализации. Данная система в адаптированном виде выдает результат для руководителя любого уровня, которому предназначена данная информация оперативного управленческого учета.

Удобным решением для внедрения оперативного управленческого учета является «WA: Финансист». Функциональные возможности программного продукта «WA: Финансист» позволяют:

• формировать бюджеты в разрезе различных центров финансовой ответственности (ЦФО);
• использовать различные аналитические разрезы для оперативного планирования и учета: 7 стандартных аналитик + 4 пользовательские аналитики + до 3 дополнительных аналитик по каждой статье;

Стандартные аналитики: ЦФО, сценарий, организация, статья бюджета (движения денежных средств или доходов/расходов), валюта, период, сумма. В программе можно создать также до 4 дополнительных аналитик, например, виды продукции, филиалы, менеджеры, проекты, направления деятельности и т.п. Кроме того, для каждой статью бюджета можно добавить до трех собственных аналитик.

• консолидировать бюджеты различных ЦФО в целом по компании/группе компаний;
• проводить оперативную корректировку бюджетов в случае необходимости;
• осуществлять оперативное управление бюджетами ЦФО с помощью оперативных документов планирования (таких, как заявка на расход денежных средств, бюджетная заявка и т.д.);
• автоматически определять лимиты;
• осуществлять электронное согласование любых документов в системе;
• анализировать с помощью различных отчетов выполнение бюджетов, проводить план-факт анализ, сравнение различных сценариев планирования и т.д.;
• с помощью конструктора отчетов строить любые отчеты, в которых оперативно можно получать информацию о выполнении ключевых показателей различными ЦФО;
• получать информацию в режиме реального времени, а не постфактум.

В системе реализована возможность регистрации условий оплаты по договорам с контрагентами. Функционал подсистемы позволяет регистрировать условия по договорам, формировать графики расчетов по договору. На основании зарегистрированных в системе графиков платежей к договору можно автоматически формировать как документы оперативного планирования, так и бюджеты движения денежных средств.

Таким образом, независимо от масштабов и организационной структуры компании, для эффективного управления требуется современная информационная система, которая позволяла бы получать актуальную и достоверную информацию в конкретный момент времени, и реализовывать полный цикл стратегического и оперативного управления. «WA: Финансист» дает возможность консолидировать информацию, поступающую из разных источников, а также составлять, анализировать и контролировать бюджеты ЦФО, показатели деятельности ЦФО и компании в целом в любых разрезах и сочетаниях.